Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ — RESPONDIA

Dernière mise à jour : 24 septembre 2026

1. Responsable du traitement

Le service Respondia est exploité par :

Respobndia Solutions
Adresse électronique : contact@respondia.fr

La société agit en qualité de responsable du traitement pour les traitements de données personnelles qu’elle détermine dans le cadre du site Respondia et de la fourniture de ses services.

2. Données susceptibles d’être collectées

Dans le cadre de l’utilisation de Respondia, nous pouvons notamment traiter :

Données relatives au compte utilisateur : nom, prénom, adresse électronique, téléphone, entreprise, fonction et informations nécessaires à l’authentification.

Données relatives à l’entreprise ou à l’établissement : nom commercial, activité, adresse, coordonnées professionnelles, site internet, informations publiques concernant l’établissement et informations renseignées par l’utilisateur.

Données nécessaires aux analyses Respondia : adresse du site internet, résultats d’audits, données SEO et de visibilité, informations techniques du site, informations relatives à la concurrence et données provenant de sources accessibles publiquement ou de services tiers autorisés.

Données liées à l’utilisation du service : historique des analyses, actions réalisées, préférences, contenus générés ou enregistrés, interactions avec les fonctionnalités Respondia et informations techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service.

Données de paiement et de facturation : informations nécessaires à la gestion de l’abonnement et de la facturation. Lorsque le paiement est effectué par l’intermédiaire d’un prestataire de paiement tel que Stripe, les données bancaires sont traitées conformément aux conditions et politiques de ce prestataire.

Données de communication : demandes adressées au support, formulaires de contact, préférences de communication et échanges avec Respondia.

Lorsque Respondia utilise des données provenant de sources publiques ou de services tiers, l’origine et les catégories de données doivent également être prises en compte dans l’information fournie aux personnes concernées.

3. Pourquoi utilisons-nous ces données ?

Les données peuvent être utilisées afin de :

• créer et administrer les comptes utilisateurs ;
• fournir les fonctionnalités de Respondia ;
• réaliser les audits et analyses demandés ;
• analyser la visibilité digitale et locale d’un établissement ;
• suivre l’évolution des performances et résultats ;
• analyser des concurrents et des informations accessibles publiquement ;
• générer des recommandations et plans d’actions ;
• fournir les fonctionnalités utilisant l’intelligence artificielle ;
• générer des idées de contenus, textes, recommandations ou visuels lorsque ces fonctionnalités sont utilisées ;
• gérer les abonnements, paiements et factures ;
• assurer le support et répondre aux demandes ;
• envoyer les notifications et communications nécessaires au fonctionnement du service ;
• envoyer des communications commerciales lorsque la réglementation l’autorise ou lorsque le consentement requis a été obtenu ;
• assurer la sécurité, prévenir les abus et améliorer le fonctionnement du service.

Les données collectées doivent rester adéquates et nécessaires aux finalités poursuivies, conformément au principe de minimisation.

4. Bases légales des traitements

Selon la nature du traitement, Respondia pourra notamment s’appuyer sur :

L’exécution du contrat, lorsque le traitement est nécessaire à la création du compte, à la fourniture du service ou à la gestion de l’abonnement.

Le respect d’une obligation légale, notamment pour certaines obligations comptables, fiscales ou réglementaires.

L’intérêt légitime, lorsque cela est nécessaire notamment pour assurer la sécurité du service, prévenir la fraude, améliorer Respondia ou défendre les droits de l’entreprise, sous réserve des droits et libertés des personnes concernées.

Le consentement, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains cookies, traceurs ou communications.

La base légale doit être déterminée en fonction de chaque traitement effectivement mis en œuvre ; elle ne peut pas être choisie arbitrairement.

5. Intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités de Respondia utilisent des technologies d’intelligence artificielle afin notamment d’analyser des informations, expliquer des résultats, proposer des recommandations et générer des contenus.

Les informations nécessaires au fonctionnement de ces fonctionnalités peuvent être transmises aux prestataires techniques utilisés pour fournir le service d’intelligence artificielle.

Respondia s’efforce de limiter les données transmises à ce qui est nécessaire au fonctionnement de la fonctionnalité concernée.

Les résultats produits par une intelligence artificielle peuvent comporter des erreurs ou des approximations. Ils doivent être considérés comme des outils d’aide et d’assistance et non comme une garantie de résultat.

Lorsque des traitements de données personnelles impliquent de l’IA, les obligations de transparence du RGPD restent applicables.

6. Connexion à des services tiers

Respondia pourra permettre à l’utilisateur de connecter certains services externes, notamment des services Google ou des plateformes de réseaux sociaux.

Lorsqu’une connexion est activée par l’utilisateur, Respondia ne traite que les données autorisées dans le cadre des permissions accordées et nécessaires aux fonctionnalités demandées.

L’utilisateur pourra être amené à gérer ou retirer certaines autorisations directement auprès du service tiers concerné.

Une fonctionnalité qui n’est pas effectivement connectée à Respondia ne doit pas être présentée comme collectant déjà ces données.

7. Destinataires et sous-traitants

Les données peuvent être accessibles :

• aux personnes autorisées au sein de Respondia ;
• aux prestataires d’hébergement et d’infrastructure ;
• aux prestataires de paiement ;
• aux prestataires d’envoi d’e-mails ;
• aux fournisseurs de technologies d’intelligence artificielle ;
• aux prestataires techniques et API nécessaires aux fonctionnalités demandées ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’impose.

Ces prestataires ne doivent accéder qu’aux informations nécessaires à leurs missions.

8. Transferts de données hors de l’Union européenne

Certains prestataires techniques utilisés par Respondia peuvent traiter des données depuis des pays situés en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts existent, Respondia veille à ce qu’ils reposent sur un mécanisme juridique approprié prévu par la réglementation applicable, notamment une décision d’adéquation ou des garanties appropriées lorsque celles-ci sont requises.

Les informations concernant les transferts effectivement réalisés et les garanties correspondantes seront précisées en fonction des prestataires définitivement retenus.

Le RGPD impose d’informer les personnes lorsqu’un transfert hors UE est réalisé et, le cas échéant, des garanties associées.

9. Durée de conservation

Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis, lorsque cela est nécessaire, pendant les durées permettant de respecter les obligations légales ou de défendre les droits de Respondia.

Les durées précises ou leurs critères de détermination seront définis selon les différentes catégories de données et traitements.

Les données liées à un compte actif peuvent être conservées pendant la durée de la relation contractuelle.

Certaines données de facturation et pièces comptables peuvent être conservées pendant les durées imposées par la réglementation applicable.

Les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées ou anonymisées selon les cas.

La CNIL rappelle qu’une donnée personnelle ne peut pas être conservée indéfiniment : la durée doit être déterminée en fonction de sa finalité.

10. Sécurité des données

Respondia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation ou la destruction.

L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires ayant besoin d’y accéder pour fournir ou maintenir le service.

11. Vos droits

Dans les conditions prévues par la réglementation applicable, les personnes concernées peuvent notamment disposer :

• d’un droit d’accès à leurs données ;
• d’un droit de rectification ;
• d’un droit à l’effacement ;
• d’un droit à la limitation du traitement ;
• d’un droit d’opposition lorsque celui-ci est applicable ;
• d’un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
• du droit de retirer leur consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer vos droits :

contact@respondia.fr

Une demande pourra nécessiter la vérification de l’identité du demandeur lorsque cela est nécessaire pour éviter qu’une autre personne accède frauduleusement à ses données.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

12. Cookies et traceurs

Le site Respondia peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires à son fonctionnement.

Les cookies ou traceurs qui nécessitent un consentement ne doivent être déposés qu’après obtention de celui-ci, conformément à la réglementation applicable.

Les catégories de cookies effectivement utilisées ainsi que leurs durées seront précisées dans l’outil de gestion des cookies ou dans une politique dédiée.

13. Évolution de la politique

La présente politique pourra être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution de Respondia, de ses fonctionnalités, de ses prestataires ou de la réglementation.

En cas de modification substantielle concernant le traitement des données personnelles, les utilisateurs seront informés de manière appropriée. La CNIL prévoit effectivement une nouvelle information lorsque des changements importants interviennent, par exemple concernant les finalités ou destinataires.